Formato de acta de asamblea en Word: ordinaria y extraordinaria para llenar
Un formato de acta de asamblea sirve de poco si no sabes cuál de los dos tipos necesitas. Descargar la plantilla ordinaria cuando el acuerdo era extraordinario deja el trámite a medias, porque esa segunda hay que protocolizarla. Aquí tienes ambos formatos en un mismo archivo y la tabla que te dice cuál usar según lo que vayas a acordar.
En corto: hay dos formatos y cada uno sirve para asuntos distintos.
- Ordinaria: para resultados, informes, utilidades y nombramientos; solo va al libro
- Extraordinaria: para reformar estatutos, capital o disolver; se protocoliza
- Ambos incluyen: presidencia, quórum, orden del día, acuerdos y firmas
- El criterio: si toca los estatutos, es extraordinaria
El archivo descargable trae los dos formatos, la tabla de decisión y el checklist previo.
¿Qué formato de acta de asamblea necesito?
Necesitas el formato ordinario si el asunto no modifica los estatutos, y el extraordinario si sí los modifica. Esa es la única pregunta que decide cuál usar, y también decide si tendrás que pasar por notario o no.
| Vas a acordar | Formato | ¿Notario? |
|---|---|---|
| Aprobar estados financieros | Ordinaria | No |
| Repartir utilidades | Ordinaria | No |
| Nombrar o ratificar administrador | Ordinaria | No |
| Reformar los estatutos | Extraordinaria | Sí |
| Aumentar o reducir capital fijo | Extraordinaria | Sí |
| Cambiar el objeto social | Extraordinaria | Sí |
| Disolver la sociedad | Extraordinaria | Sí |
La diferencia completa entre ambos tipos, con el artículo de la ley que los separa, está en la guía del acta de asamblea. Si quieres ver una terminada, revisa el ejemplo de acta de asamblea resuelto.
¿Qué debe incluir el formato para ser válido?
Todo formato de acta, ordinario o extraordinario, debe contener siete elementos esenciales. Si falta alguno, el acuerdo queda expuesto a impugnación, sin importar lo bien redactado que esté el resto.
| Elemento | Qué asienta |
|---|---|
| Fecha, hora y lugar | Cuándo y dónde se celebró la asamblea |
| Tipo de asamblea | Ordinaria o extraordinaria |
| Presidencia y secretaría | Quién preside y quién da fe como secretario |
| Lista y quórum | Socios presentes y capital que representan |
| Orden del día | Los puntos sometidos a la asamblea |
| Acuerdos y votación | Qué se decidió y con qué mayoría |
| Firmas | Presidente, secretario y comisarios que asistan |
Modelo sencillo de asamblea ordinaria para asentar en el libro: presidencia, quórum, orden del día y acuerdos. Suficiente para aprobar informes o repartir utilidades.
Los dos formatos en un solo archivo Word editable: acta ordinaria y acta extraordinaria, cada una con sus cláusulas y notas, más la tabla de decisión sobre cuál usar y el checklist previo a la sesión. Incluye las advertencias sobre quórum reforzado y protocolización. $3 USD
¿Cómo se llena el orden del día?
El orden del día enumera los puntos que se van a tratar, y debe coincidir con lo que se anunció en la convocatoria. Un acuerdo sobre un tema que no estaba en el orden del día es impugnable, así que conviene redactarlo con cuidado antes de la sesión.
En una asamblea ordinaria los puntos típicos son la aprobación del informe del administrador, los estados financieros, la aplicación de resultados y los nombramientos. En una extraordinaria, el punto describe el cambio estatutario concreto: qué cláusula se reforma y con qué nuevo texto.
El detalle que evita repetir la asamblea: en las actas extraordinarias, transcribe el nuevo texto completo de la cláusula que se reforma, y no te limites al acuerdo de reformarla. El notario y el registro necesitan el texto final para protocolizar e inscribir. Omitirlo obliga a una segunda asamblea aclaratoria.
¿Quién debe firmar el acta de asamblea?
El acta la firman el presidente y el secretario de la asamblea, junto con los comisarios que hayan asistido. En sociedades con órgano de vigilancia, la firma del comisario respalda que los acuerdos se tomaron conforme a la ley y a los estatutos.
La firma puede ser autógrafa o electrónica si los estatutos prevén medios digitales. Una vez firmada, el acta se asienta en el libro de actas; si es extraordinaria, además se lleva a protocolizar. El proceso de protocolización tiene su propio costo y tiempos.
Preguntas frecuentes sobre el formato de acta de asamblea
¿Puedo usar el mismo formato para S.A. y S. de R.L.?
La estructura general sirve para ambas, pero cambian las mayorías y la denominación del órgano. En la S. de R.L. se llama asamblea de socios y sigue reglas propias de votación. Conviene ajustar el formato a tu tipo de sociedad.
¿El formato ordinario sirve para una asamblea extraordinaria?
No conviene. La extraordinaria requiere cláusulas específicas, quórum reforzado y la designación de delegado para protocolizar. Usar el formato ordinario deja el acta incompleta para su inscripción.
¿Necesito el formato si la asamblea fue virtual?
Sí. La asamblea virtual también se documenta en acta, con la mención de que se celebró por medios electrónicos y la evidencia de identificación y votación, siempre que los estatutos lo permitan.
¿Dónde se guarda el acta una vez firmada?
En el libro de actas de la sociedad, que es uno de los libros corporativos obligatorios. Si el acta es extraordinaria, además se conserva el testimonio notarial de su protocolización.
¿El formato incluye la lista de asistencia?
El acta hace referencia a la lista de asistencia, que suele anexarse por separado con la firma de cada socio y el capital que representa. El pack descargable indica dónde referenciarla.